Profil PAS

Penataan Arsip Sekolah

(PAS)

Berdasarkan Sistem Masalah

Informasi Umum

1. Rancang Bangun dan Pokok Perubahan yang dilakukan

Ingatan yang paling kuat adalah catatan. Catatan dapat memuat berbagai informasi dengan ragam yang bermacam - macam berupa tulisan, gambar, simbol atau bentuk lainnya yang pada saat ini dikenal dengan sebutan arsip. Dalam konteks di sekolah, arsip berkaitan dengan dokumen - dokumen kegiatan yang ada di sekolah. Merujuk pada Badan Akreditasi Nasional Sekolah Menengah, arsip sekolah harus diatur dengan baik sehingga semua dokumen regulasi dan kegiatan di sekolah tersedia dan tertata rapi.

Pada waktu lalu, arsip SMP Negeri 3 Satu Atap Tilamuta masih belum tertata dengan baik. Akibatnya berdampak pada arsip sulit ditemukan, petugas kesulitan menyimpan arsip, pengguna tidak mendapatkan arsip yang dibutuhkan, layanan kearsipan relatif lama, ruangan menjadi tidak teratur, dan lainnya. Permasalahan ini harus segera diatasi agar layanan kearsipan di sekolah lebih efektif. Literasi yang kami lakukan melalui buku maupun internet, ada 5 jenis sistem penataan arsip yang umum digunakan pada saat ini, salah satuanya yaitu berdasarkan sistem masalah. Oleh karena itu, Penataan Arsip Sekolah (PAS) Berdasarkan Sistem Masalah dipilih sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut. 

Secara teknis, melalui PAS Berdasarkan Sistem Masalah, semua arsip sekolah diklasifikasikan menjadi 10 masalah utama. Setiap masalah utama dijabarkan menjadi masalah dan sub masalah kearsipan. Setiap masalah utama dan masalah diberi kode arsip dengan pola tertentu untuk memudahkan penataannya. Arsip disimpan dalam odner arsip yang telah diberi label. Label odner arsip memuat nama dan kode masalah utama dan masalah arsip. Odner arsip selanjutnya di tata pada lemari penyimpanan arsip secara sitematis. 

Hasil Penataan Arsip Sekolah (PAS) Berdasarkan Sistem Masalah ini memberikan dampak yang positif, diantaranya yaitu sekolah memiliki sistem pengelolaan arsip yang sistematis, data arsip lebih lengkap dan tertata rapi, petugas mudah menyimpan dan menemukan arsip, setiap pengguna dapat memperoleh data atau informasi kearsipan yang dibutuhkan dengan mudah, cepat dan akurat, memudahkan monev pengelolaan arsip sekolah, dan sekolah siap menyongsong akreditasi sekolah.

1. Tujuan Inovasi Daerah

Tujuan inovasi Penataan Arsip Sekolah (PAS) Berdasarkan Sistem Masalah antara lain sebagai berikut:

• Melakukan penataan arsip sekolah secara sistematis.
• Memudahkan proses penyimpanan arsip sekolah.
• Memudahkan proses penemuan kembali arsip sekolah yang dibutuhkan.
• Memudahkan pengguna untuk mendapatkan arsip yang dibutuhkan dengan lebih mudah, cepat dan akurat.
• Meningkatkan layanan kearsipan di sekolah.
• Menyiapkan dokumen data arsip sekolah yang lebih lengkap.

1. Manfaat Inovasi Daerah

Manfaat dan dampak yang diharapkan dari inovasi Penataan Arsip Sekolah (PAS) Berdasarkan Sistem Masalah antara lain sebagai berikut:

• Sekolah memiliki sistem pengelolaan arsip yang sistematis.
• Petugas pengelola arsip lebih mudah menyimpan dan menemukan arsip.
• Setiap pengguna dapat memperoleh data dan informasi kearsipan sekolah yang dibutuhkan dengan mudah, cepat dan akurat.
• Sekolah memiliki dokumen data arsip yang lebih lengkap.
• Dokumen arsip sekolah tertata dengan baik, rapi dan teratur..
• Kepala sekolah lebih mudah melakukan monitoring dan evaluasi pengelolaan arsip sekolah setiap tahun.
• Dokumen arsip dapat ditemukan dengan mudah dan cepat walaupun petugas pengelola arsip tidak berada di tempat.
• Sekolah siap menyongsong akreditasi atau reakreditasi sekolah.

1. Hasil Inovasi Daerah

• Mengklasifikasikan Masalah Kearsipan Sekolah

Masalah kearsipan sekolah diklasifikasikan ke dalam 10 kelompok masalah utama. Selanjutnya, masalah utama tersebut diberi kode menggunakan huruf A, B, C s.d J seperti pada Tabel 1.

Tabel 1 Kode Arsip pada Kelompok Masalah Utama

• membuat Pola Kode Arsip Sekolah

Kode arsip masalah utama, masalah dan sub masalah menggunakan gabungan huruf dan angka dengan struktur pola seperti Gambar 2 berikut ini.

• Menjabarkan Jenis Masalah, Sub Masalah dan kode Arsip Sekolah

Semua masalah utama kearsipan sekolah selanjutnya di jabarkan ke dalam masalah dan sub masalahnya. Sebagai sampel, pada Tabel 2 berikut ini ditampilkan contoh salah satu masalah utama yaitu kesekretariatan sebagai berikut:

Tabel 2 Jenis Masalah dan Kode Arsip pada Kesekretariatan

• Membuat Label Odner dan Guide Arsip
• Label Odner

Setiap odner penyimpanan arsip diberi label. Label ini berfungsi membedakan arsip yang satu dengan yang lainnya, sehingga memudahkan untuk melakukan pengelolaan arsip. Desain label odner arsip ditunjukkan oleh Gambar 3.

• Guide Arsip

Guide arsip berfungsi sebagai penunjuk terhadap sub arsip yang tersimpan di dalam odner arsip. Guide arsip dibuat sebagai sekat arsip dalam odner, terbuat dari bahan kertas karton. Desain guide arsip ditunjukkan oleh  Gambar 4 berikut ini.  

• Teknik Penyimpanan Arsip

Penyimpanan odner arsip diatur secara berjajar di dalam lemari penyimpanan secara berurut dari nomor kecil ke nomor besar seperti tampak pada Gambar 5.